Productinformatie

Hier vindt u een grote hoeveelheid aan informatie met betrekking tot een kopieermachine of multifunctional zelf. Informatie over bijvoorbeeld snelheid, afwerkingsmogelijkheden of scanopties worden hier besproken zodat u een totaalbeeld krijgt van de hardwarematige en softwarematige mogelijkheden van een kopieermachine of multifunctional.


Veelgestelde vragen:


Wat is een kopieermachine of multifunctional precies?

Een huidige kopieermachine wordt ook wel een multifunctional of all-in-one printer genoemd. Op zich is dit ook niet vreemd gezien het apparaat meerdere functionaliteiten die nodig kunnen zijn binnen een kantooromgeving combineert. De multifunctional is als het ware een printer, scanner en kopieermachine in één. Daarnaast zijn de grotere (A3) modellen uit te breiden met een grote verscheidenheid aan opties zoals faxen, nieten, vouwen of een grotere papiercapaciteit. Hier wordt in de volgende secties dieper op ingegaan.

Welke functionaliteiten heeft een multifunctional?

Over het algemeen is uw multifunctional in staat om te printen, kopiëren en te scannen. Er wordt in de basis onderscheid gemaakt tussen een kopieermachine of multifunctional die kan printen en kopiëren in uitsluitend zwart-wit of zowel zwart-wit als  in kleur. Daarnaast is een belangrijk onderscheid het feit of een kopieermachine alleen A4 afdrukken of kleiner kan maken of dat de kopieermachine ook grotere papierformaten zoals bijvoorbeeld A3 kan printen.

Waar moet ik op letten bij de functionaliteiten van een multifunctional of kopieermachine?

Er zijn bij de keuzen voor een multifunctional op het gebied van functionaliteiten een aantal vragen die u zichzelf zou kunnen stellen:

Heb ik voldoende aan alleen zwart-wit functionaliteit of heb ik ook kleurenfunctionaliteit nodig?

U kunt in dit geval een afweging maken. Over het algemeen zijn de multifunctionals die in kleur kunnen printen in de aanschaf kostbaarder dan een multifunctional met alleen zwart-wit functionaliteit. Wellicht is het mogelijk om, wanneer u slechts sporadisch kleurafdrukken maakt, hier een aparte kleine printer voor te gebruiken of uw kleurafdrukken uit te besteden aan bijvoorbeeld een copyshop of drukkerij.  U kunt voor uzelf wellicht een analyse maken van het aantal kleurenafdrukken dat u op maandbasis maakt. Reken voor een kleurafdruk bij een copyshop ongeveer tussen de € 0,30 en € 0,50. Gebruikt uzelf een kleurenmultifunctional dan kost een afdruk gemiddeld tussen de € 0,04 en € 0,10. Dit betreft een substantieel verschil en zou het verschil in aanschafwaarde kunnen rechtvaardigen.

Heb ik voldoende aan alleen A4 functionaliteit of heb ik ook grotere papierformaten nodig?

Voor deze vraag geldt hetzelfde als bovenstaande vraag. Dit is afhankelijk van hoe vaak het voorkomt dat u A3 formaat moet printen. Er kan hier wederom een kostenafweging worden gemaakt. Een copyshop rekent voor een A3 print meestal het dubbele ten opzichte van een A4 afdruk (€ 0,60 tot € 1,00).  Echter is de aanschafprijs van een A3 kopieermachine of multifunctional ook vele malen hoger. Maakt u slechts 1 of 2 keer per maand een aantal A3 afdrukken is het voordeliger om dit uit te besteden. Komt u richting de 50 a 100 A3 afdrukken per maand is het zeker interessant om naar een kopieermachine of multifunctional te kijken met A3 functionaliteit.

Welke afwerkingsmogelijkheden heeft een kopieermachine of multifunctional en waar moet ik op letten?

Een kopieermachine of multifunctional kan uitgerust worden met zogenaamde afwerkingsmogelijkheden. Denk hierbij aan het kunnen nieten, vouwen of perforeren van documenten. Daarnaast bestaan er opties zoals een automatische documententoevoer, uitgebreidere papiercapaciteit of scanmogelijkheden. Op de scanmogelijkheden wordt later dieper ingegaan. Hieronder staat uitgebreid beschreven waar u op moet letten bij de verschillende afwerkingsmogelijkheden. Let wel, deze functies zijn over het algemeen alleen beschikbaar bij multifunctionals die ook A3 formaat kunnen printen. Kopieermachines of multifunctionals op A4 formaat kunnen dit niet.

Waar moet ik op letten bij de afwerkingsmogelijkheid nieten?

De nietfunctie wordt ook wel een finisher genoemd. Hierin bestaan er over het algemeen drie varianten. De interne finisher (het nieten gebeurt intern in de kopieermachine of multifunctional), een externe finsher (het niet gebeurt extern en vaak is vaak voorzien van een extra opvangblad voor de documenten) of een zogenaamde booklet finisher (deze finisher kan naast nieten ook boekjes vouwen en nieten in de rug (en bevat vaak een extra opvangblad). Er kan verschil zitten in de verschillende soorten finishers op het gebied van nietposities. Sommige finishers kunnen uitsluitend in één hoek een nietje schieten terwijl de uitgebreidere op meerdere posities kunnen nieten met meerdere nietjes. Het is altijd verstandig dit met uw leverancier kort te sluiten zodat u zeker weet welke functionaliteit u krijgt.

 Waar moet ik op letten bij de afwerkingsmogelijkheid vouwen?

Wanneer u kiest voor een multifunctional of kopieermachine die ook kan vouwen is het verstandig om te letten op de verschillende vouwmogelijkheden. U kunt zich verdiepen in wat voor soorten vouw er gemaakt kunnen worden. Informeer altijd naar welke dit zijn. Denk hierbij aan Z-, C-, accordeon-, dubbele of halve vouw.

Waar moet ik op letten bij de afwerkingsmogelijkheid perforeren?

Bij de afwerking perforeren zijn er verschillende mogelijkheden. Denk hierbij aan een Zweedse of Franse perforatie, 23 gaats perforatie of USA perforatie. Bij de aanschaf van een kopieermachine of multifunctional die ook kan perforeren adviseren wij om dit altijd te bespreken met een leverancier zodat u niet uiteindelijk de verkeerde perforeerfunctionaliteit heeft.

Waar moet ik op letten bij de afwerkingsmogelijkheid automatische documententoevoer?

Een automatische documententoevoer, ook wel ADF of document feeder genoemd is in principe een scanner aan de bovenzijde van de multifunctional die u in staat stelt grote sets documenten snel te kopiëren of te scannen. Vroeger was het zo dat documenten één voor één op de glasplaat van de kopieermachine moesten worden gelegd om deze te scannen of kopiëren. Een ADF doet dit automatisch. Belangrijke aspecten hierbij zijn de capaciteit, scansnelheid en dubbelzijdigheid. Wanneer u grote hoeveelheden documenten kopieert of scant is zowel de capaciteit als snelheid van belang. Bij te weinig capaciteit dient u alsnog de documenten in setjes te verdelen. Een gemiddelde capaciteit van een ADF ligt tussen de 50 en 100 documenten. Er bestaand ADF’s die een hogere capaciteit hebben. Daarnaast is de snelheid van belang. Wanneer u slechts afzonderlijke documenten scant of kopieert is dit niet zozeer van belang. Echter wanneer u grote sets documenten scant kan het erg lang duren bij een langzame ADF. Dit levert ergernis en productiviteitsverlies op. De meeste ADF’s op recente kopieermachines of multifunctionals kunnen documenten dubbelzijdig scannen. Het is erg belangrijk hier expliciet op te letten om niet voor verrassingen te komen te staan na aanschaf van uw multifunctional of kopieermachine.

Waar moet ik op letten bij de papiercapaciteit?

Elke multifunctional heeft bij aanschaf een standaard papiercapaciteit. Binnen het kantoorsegment zijn dit veelal twee papierlades met een capaciteit van ongeveer 500 vel. Hierbij moet gezegd worden dat hogere capaciteit machines vaak al standaard een grote capaciteit hebben. Over het algemeen is elke kantoormultifunctional uit te breiden met extra papiercapaciteit. Dit kan door toevoeging van extra papierlades of door het toevoegen van een zogenaamd papiermagazijn (ook wel paperdeck genoemd). Dit is een hoge capaciteitslade voor een groot aantal vel ( vaak tussen 1000 en 3000 vellen). Het is belangrijk rekening te houden met de papiercapaciteit van uw kopieermachine of multifunctional om twee redenen. Ten eerste uw afdrukvolume en ten tweede uw papiersoorten. Wanneer u een relatief hoog afdrukaantal heeft is het erg vervelend om telkens papier te moeten bijvullen. Wanneer u naast uw blanco papier gebruik maakt van bijvoorbeeld briefpapier of volgpapier is het raadzaam om hiervoor meerdere papierlades voorhanden te hebben. 

Waar moet ik op letten bij de scanmogelijkheden van een kopieermachine of multifunctional?

De scanmogelijkheden binnen uw organisatie gaan een steeds belangrijkere plaats innemen. Informatie dient steeds meer eenvoudig digitaal beschikbaar te zijn voor meerdere mensen binnen uw organisatie, wat bijdraagt aan een efficiëntere informatiedeling en bedrijfsvoering. Uw multifunctional kan hierin een belangrijke plaats innemen. Onderstaande onderdelen geven antwoord op de vraag waar u op zou moeten letten bij het vergelijken van scanfunctionaliteiten op een kopieermachine of multifunctional. Hierin wordt onderscheid gemaakt in basale opslagmethodes en koppelingen met achterliggende applicaties.

Op welke manier kan ik mijn gescande documenten opslaan middels mijn multifunctional en waar moet ik op letten?

De huidige generatie multifunctionals of kopieermachines hebben verschillende mogelijkheden tot het digitaal opslaan van uw documenten. Het is raadzaam dit te overleggen met uw leverancier zodat u geen functionaliteiten mist die in de toekomst nuttig of noodzakelijk zijn voor uw organisatie. Het is belangrijk na te gaan in welke bestandsformaten uw multifunctional gescande documenten kan opslaan. Het meest gangbare formaat betreft PDF (portable document format). Echter is hier onderscheid te maken tussen een standaard PDF en bijvoorbeeld een PDF/A formaat, ook bekend als ISO 19005-1, is een speciale variant van het gewone PDF-formaat die specifiek ontwikkeld is voor archivering. PDF/A is daarom geschikt voor het opslaan van digitale documenten. PDF/A maakt geen gebruik van zogenaamde fonts (lettertypen) en is daarom geschikt (en gecertificeerd) om uw documenten voor langere periodes op te slaan. U loopt namelijk niet het risico dat het font (waar uw PDF uit is opgebouwd) niet meer beschikbaar is na een groot aantal jaren. Naast de PDF/A versie bestaan er nog een aantal andere versies:

  • PDF/X: de X staat voor exchange (uitwisseling); een PDF/X-document kan in principe door elke drukkerij verwerkt worden. Dit houdt bijvoorbeeld in dat enkel CMYK-kleuren gebruikt mogen worden, dat alle fonts in de pdf aanwezig moeten zijn, dat het document niet versleuteld mag zijn, en zo verder.
  • PDF/E (in ontwikkeling): de E staat voor engineering
  • PDF/UA (ISO 14289-1:2012): UA staat voor universally accessible
  • PDF/H (in ontwikkeling): H staat voor healthcare
  • Searchable PDF (hierbij scant en converteert de multifunctional uw PDF middels OCR naar een doorzoekbaar bestand)

 Naast het scannen naar PDF formaten kunnen veel multifunctionals van de huidige generatie scannen naar meer bestandsformaten:

  • Scannen en converteren naar een bewerkbaar word bestand 
  • Scannen en converteren naar een bewerkbaar excel bestand
  • Scannen en converteren naar een bewerkbaar powerpoint bestand
  • Scannen en converteren naar een TIFF bestand
  • Scannen en converteren naar een doorzoekbaar word bestand

Compact PDF

Wat een erg belangrijke factor is bij het scannen vanaf een multifunctional of kopieermachine naar uw netwerk of computer is de mogelijkheid om compact pdf documenten te kunnen scannen. Hierbij wordt uw PDF gecomprimeerd (vaak zonder kwaliteitsverlies) naar maximaal ongeveer 1/10 van de normale bestandsgrootte. Wanneer u veel scant of voornemens bent dit te gaan doen is dit van groot belang. Wanneer u veel scant zonder compact pdf functie kost dit veel opslagruimte op uw netwerk of computer. Door gebruik te maken van de compact PDF functionaliteit bespaart u veel opslagruimte en hoeft u dus hierin pas veel later investeringen te doen. Wij adviseren om alle bovenstaande opslagmogelijkheden altijd te bespreken met uw leverancier. Wellicht heeft u ze nu nog niet nodig. Echter is het raadzaam te kiezen voor een model die in elk geval voorbereid is op toekomstige uitbreidingen op het gebied van scanmogelijkheden.

Ik wil mijn documenten graag rechtsreeks in een achterliggende applicatie opslaan. Kan dit en waar moet ik op letten?

Binnen de huidige generatie kopieermachines of multifunctionals bestaan mogelijkheden om documenten rechtsreeks vanaf de multifunctional naar een achterliggende applicatie te scannen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een boekhoudpakket zoals Exact of een applicatie als SharePoint. Daarnaast is het vaak mogelijk om rechtstreeks documenten als bijlage te verzenden via email vanaf de multifunctional of documenten te verwerken op basis van een barcode. Belangrijk om te weten is dat dit vaak geen standaard functionaliteit is en dat hier additionele software voor nodig is. Belangrijk om op te letten is dat de aangeboden multifunctional sowieso geschikt is en voorbereid is om met additionele software te werken.

Contact?

Heeft u niet gevonden wat u zoekt of heeft u andere vragen? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen u met alle plezier verder!


 

Klanten beoordelen 123kopieermachine.nl met een 9, gebaseerd op 99 beoordelingen op de schaal van 10. Bekijk beoordelingen