Keuze voor een leverancier

Binnen dit onderdeel vindt u informatie over de keuze voor een leverancier. Waar moet u, buiten de prijsstelling, op letten? Wat onderscheid een goede leverancier van een minder goede en welke afspraken zijn goed om te maken?


Veelgestelde vragen


Wat is belangrijk aan een serviceorganisatie die het onderhoud doet op mijn kopieermachine/multifunctional?

Eigen monteurs of uitbesteedt?

Een van de belangrijkste zaken bij het kiezen van een goede leverancier betreft de service organisatie. Wat goed is om te bepalen is of uw leverancier een eigen service organisatie heeft of de service heeft uitbesteed bij een derde partij. Wanneer de service is uitbesteed bij een derde partij zal uw leverancier minder flexibel zijn en minder snel kunnen inspringen op eventuele calamiteiten. Informeer hier dan ook altijd naar. Een tweede belangrijke factor betreft het totaal aantal machines wat uw leverancier in beheer heeft. Dit kan namelijk vergeleken worden met het aantal monteurs die de organisatie in dienst heeft. Eventuele vragen die u heeft over een service organisatie of de facetten die belangrijk zijn beantwoorden wij graag voor u.

Responstijden

Een andere belangrijke factor betreft de responstijden. De gemiddelde responstijd is over het algemeen acht uur na het melden van een storing aan uw kopieermachine. In sommige gevallen bedraagt de respons tijd vier uur. Hiervoor geldt meestal een meerprijs en is vaak van toepassing op professionele productiemachines. Vaak kunnen leveranciers een overzicht genereren van hun gemiddelde responstijden over een bepaalde periode. Het is altijd goed om dit overzicht op de vragen om zo goed beeld te krijgen van de serviceprestatie van uw leverancier.

Waarom is de visie van een leverancier belangrijk?

Op dit moment is er een verschuiving gaande van fysiek naar digitaal werken. Denk hierbij aan digitale postverwerking, facturatie processen of digitale archivering van documenten. Het vinden van een goede leverancier die u hierbij kan helpen kan van groot belang zijn. De vooruitstrevende leveranciers zijn een aantal jaren geleden reeds begonnen om te veranderen van een leverancier van printers en kopieermachines naar een leverancier die bedrijfsprocessen begrijpt en u kan adviseren hoe u scanning en document management kunt inzetten om tot een hogere productiviteit te komen. Vraag altijd naar de visie van u leverancier ten aanzien van uw machinepark in combinatie met digitalisering. Deze vraag kan een goed beeld vormen van het niveau van uw leverancier en hoe deze u nu en in de toekomst kan ondersteunen op het gebied van zowel uw print omgeving als het automatiseren van document gerelateerde processen. Er speelt namelijk erg veel op het gebied van digitalisering en het kiezen voor een leverancier die zowel de producten als de kennis in huis heeft is een belangrijk aspect.

Enkele vragen die u zou kunnen stellen:

  • Hoe ziet u de ontwikkeling van document management binnen mijn organisatie?
  • Hoe ziet u de ontwikkeling van scannen binnen mijn organisatie?
  • Welke expertise heeft u zelf in huis met betrekking tot bovenstaande onderwerpen?
  • Heeft u referenties of businesscases ten aanzien van bovenstaande onderwerpen?

123kopieermachine.nl heeft een aantal specialisten die u geheel vrijblijvend zouden kunnen helpen met bepaalde vraagstellingen

Wat is contractuele flexibiliteit en waarom is dit belangrijk?

Vaak worden kopieermachines of multifunctionals verhuurd op basis van een langere periode. Denk hierbij aan een minimale periode van 60 of 72 maanden. Wat belangrijk is uzelf af te vragen is hoe uw eigen organisatie zich zal ontwikkelen in de eerst komende jaren. Vraag een leverancier altijd of het mogelijk is om zonder grote financiële consequenties uw machinepark aan te passen en/of te verkleinen. Het kan zo zijn dat in een later stadium u minder kopieermachines nodig heeft dan u aanvankelijk hebt gedacht. Een gevolg zou kunnen zijn dat u voor kopieermachines betaald die u eigenlijk niet meer gebruikt. Dit heeft niet alleen betrekking op uw kopieermachines zelf maar ook op de printvolumes die u bij het aangaan van het contract hebt afgesproken. Vraag ook altijd naar de mogelijkheden om uw printvolumes te verkleinen tijdens uw contracsperiode zonder financiële gevolgen.

Waarom is het belangrijk een financieel gezonde leverancier te kiezen?

Bij het aangaan van een contract kan het in sommige gevallen raadzaam zijn om te informeren naar de financiële gezondheid van uw leverancier. Vaak worden leasecontracten ondergebracht bij een externe financier zoals bijvoorbeeld een bank. Mocht het zo zijn dat om wat voor reden dan ook uw leverancier failliet gaat zal de externe financier aanspraak maken op uw machinepark met alle gevolgen van dien.

Contact?

Heeft u niet gevonden wat u zoekt of heeft u andere vragen? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen u met alle plezier verder!


 

Klanten beoordelen 123kopieermachine.nl met een 9, gebaseerd op 99 beoordelingen op de schaal van 10. Bekijk beoordelingen